Das Dokumentenformat PDF wurde von der ISO für die Verwendung in der Langzeitarchivierung genormt.

PDF ist weltweit im öffentlichen und privaten Sektor weit verbreitet und bereits als Format für unzählige Zwecke akzeptiert. Der PDF/A Standard hilft nun sicher zu stellen, dass Benutzer diese Dokumente auch nach langer Zeit noch sicher reproduzieren können.

PDF/A Live!

Ein neues Validierungstool PDF/A Live! überprüft bei vorliegenden  Dokumenten, ob sie konform zum ISO-genormten Langzeitarchivierungsstandard PDF/A und damit rechtssicher zu archivieren sind. Hierbei ist insbesondere relevant, dass das Dokument alle Ressourcen enthält, die zu seiner Darstellung benötigt werden, wie etwa die verwendeten Schriften. Bei der Prüfung werden alle Kapitel der Spezifikation zusammen mit dem Prüfergebnis grafisch angezeigt und zusätzlich das Ergebnis dieser Überprüfung in einem individuell konfigurierbarem Report angezeigt.

Entspricht das PDF-Dokument den Spezifikationen von PDF/A, übergibt PDF/A Live! das Dokument direkt an das angeschlossene Archivsystem. Beim Nachweis nicht-konformer Bestandteile werden entsprechende Korrekturmöglichkeiten angeboten. Ziel ist in jedem Fall, ein PDF/A-konformes Dokument zu erreichen. Die ISO-Norm für das Format PDF/A legt fest, dass sich diese Dokumente langfristig reproduzieren lassen. Form und Inhalt eines PDF/A-Dokuments bleiben somit immer gleich, unabhängig von der verwendeten Plattform oder des Betriebssystems. Mit dem Einsatz von PDF/A Live! lässt sich für den Anwender beispielsweise erkennen, ob  Binärinhalte wie Ton und Videobilder, komprimierte Informationen, Links auf externe Inhalte oder individuelle Fonts verwendet wurden. Diese sind in PDF/A-Dokumenten nicht zugelassen. Weiterhin meldet das Tool Verschlüsselungen oder unerlaubte Berechtigungsvermerke, die gegen eine Speicherung im Langzeitarchiv sprechen. Darüber hinaus kann ein Unternehmen weitere Kriterien festlegen, die für sie notwendig sind, um Dokumente ihren Compliance-Regeln entsprechend zu archivieren. Die Kriterien werden von PDF/A Live! ebenfalls geprüft.

Zukünftige Standards wie die angekündigte Version PDF/A-2, in der voraussichtlich auch die qualifizierte elektronische Signatur integriert sein wird, werden zeitnah implementiert.

ADDAG ist Ihr Partner für PDF/A Archivierung - senden Sie uns einfach eine Mail, wenn Sie weitere Informationen wünschen.

(rs, 2006)